Zcela netradičně nevěnuji následující řádky copywritingu, korekturám ani češtině. Rád bych vám tu totiž tentokrát představil jeden z užitečných nástrojů, které mohou člověku (zejména matematickému nemehlu, jako jsem já) o fous usnadnit podnikání. Jedná se o český nástroj zvaný Tooltee, který se specializuje na tvorbu kalkulací. Řeč tedy tentokrát nebude o slovech, ale o číslech.

Díky Tooltee už si při tvorbě kalkulací vystačíte bez kalkulačky
Díky Tooltee už si při tvorbě kalkulací vystačíte bez kalkulačky.

Když mě pánové z pražské IT společnosti Residit požádali o pomoc s tvorbou textů, netušil jsem, že se jeden z jejich nástrojů záhy stane mým nepostradatelným pomocníkem. Po Fakturoidu druhým, který mi v podnikání usnadňuje bloudění labyrintem čísel. Tak třeba bude k užitku i vám.

Kalkulace: užitečná věc, kterou lze dělat složitě, nebo jednoduše

Pokud podnikáte, s tvorbou kalkulací se nejspíš alespoň občas potýkáte. Zákazník chce mít totiž často ještě před zahájením spolupráce představu o tom, co všechno vaše práce obnáší a hlavně kolik za ni asi zaplatí. Proto chce od vás předběžnou kalkulaci.

Ve chvíli, kdy je zakázka u konce, je zase dobré připravit konečné vyúčtování, na němž klient jasně uvidí, co všechno se skrývá pod finální částkou na vaší faktuře.

A i když po vás klient nic takového nechce, rozhodně není od věci mít perfektní přehled o tom, kolik už jste toho v rámci dané zakázky udělali, kolik vám to zabralo času a co vám z toho kápne.

Většina lidí tvoří kalkulace složitě v Excelu či ve Wordu. Ti pečlivější pak nejspíš mají v počítači uloženou wordovskou či excelovskou šablonu, kterou jen vždycky přizpůsobí konkrétní zakázce. Ještě je tu ale jedna možnost – začít používat Tooltee a tvořit v něm kalkulace rychle a nesmírně jednoduše (ano, chválím to celkem okatě, ale vážně mi to přijde super ☺).

Jak Tooltee funguje a jaké jsou jeho výhody

Vezmu to stručně – tady je 5 vybraných pozitiv, která mi na tomto online nástroji přijdou nejlepší:

  1. Kalkulaci tady vytvoříte jednoduše a rychle. Jen prostě do připravených kolonek naklikáte jednotlivé položky.
  2. Hotovou kalkulaci můžete jednoduše sdílet se svým klientem. Tooltee vám totiž vygeneruje odkaz na její finální podobu. Zároveň lze ale také kalkulaci převést do Wordu, Excelu nebo PDF.
  3. Svůj Tooltee účet můžete propojit s několika dalšími nástroji, které při podnikání používáte. Kromě už zmíněného Fakturoidu jsou to např. služby Toggl či Trello. Pak si třeba při práci měříte čas, z něj se vám sama vytvoří kalkulace a z té pak rovnou i faktura pro klienta.
  4. Nástroj se dá využít v celé řadě oborů (od zedničiny přes copywriting až po spedici a logistiku). Můžete tu totiž pracovat s různými měrnými jednotkami i měnami, můžete nastavovat slevy či příplatky nebo si zvolit, jestli vás zajímá, či nezajímá DPH.
  5. Pokud se chystáte na nějakou větší zakázku, můžete na její kalkulaci pracovat ve více lidech, popř. celý projekt rozdělit na několik dílčích kalkulací.

Dost ale bylo popisu. Pojďme si ukázat, jak to celé funguje v praxi.

Tee = tyčka na míček, která se používá při odpalech v golfu
Slovo tee označuje v angličtině tu malou tyčku, na kterou si golfisté staví při odpalu míček. Tooltee vám obdobně (prostřednictvím propracované kalkulace) pomůže odpálit jakýkoliv projekt.

Modelová kalkulace – výlet na školení copywritingu

Abych se v tomto článku od svého oboru neodchýlil úplně, představte si třeba následující situaci (příběh je zcela smyšlený, v žádném případě se jej nepokoušejte napodobit):


Pracujete jako administrátor menšího e-shopu, který sídlí v Pelhřimově, a váš šéf po vás zničehonic chce, abyste se začali věnovat i tvorbě reklamních textů. Jenže vy vůbec nevíte, jak se něco takového dělá. Šéf vám tak poradí, abyste si našli nějaké školení copywritingu, dali mu vědět, kolik to bude stát, a on vám to celé zaplatí (bude-li tedy pro něj cena přijatelná).

Jdete tedy na internet a po rychlé konzultaci s vyhledávačem objevíte, dejme tomu, školení Pavla Šenkapouna. To vás zaujme natolik, že už nic jiného nehledáte – říkáte si, že na tomhle kurzu se copywritingu určitě naučíte. Teď ale ještě spočítat, kolik to celé bude stát.

Takže se jde na věc. Zapínáte Tooltee a už to frčí – položky vaší kalkulace jsou jasné: zápisné do kurzu pro začátečníky, cesta tam a zpátky a samozřejmě i nějaké to občerstvení (přece vás šéf nenechá umřít hlady, to dá rozum).

Ale počkat. Workshop pro pokročilé je jen o týden později. To byste už v té Praze mohli počkat a zúčastnit se i pokračujícího kurzu (šéf jistě ocení, že budete ještě o chlup chytřejší).

Takže přidáte ještě ubytování na 7 dní a je to! Kalkulace je na světě:

Kalkulace výletu na školení copywritingu v aplikaci Tooltee
Takhle to v Tooltee vypadá, když do své kalkulace vložíte všechny potřebné položky.

Krásná práce. Teď už jen kalkulaci poslat šéfovi a doufat, že bude se všemi jejími položkami souhlasit. I s tím si díky Tooltee poradíte během pár vteřin:

Sdílení kalkulace v nástroji Tooltee
Hotovou kalkulaci můžete i s přidaným doplňujícím textem rovnou sdílet. Stačí kompetentní osobě (v našem případě šéfovi, jinak většinou potenciálnímu klientovi) poslat automaticky vygenerovaný odkaz. Anebo kalkulaci přímo z Tooltee vytisknout nebo třeba převést do Excelu.

Uplyne krátká chvilička a už máte v e-mailové schránce reakci od šéfa. Většinu zprávy zabírají nelichotivé výrazy, které raději rychle házíte za hlavu. Důležité ale je, že s jádrem věci šéf souhlasí. Jen se mu ve vaší kalkulaci z nějakého důvodu nezdá pár položek. A prý to taky nehodlá financovat celé – polovinu si zaplatíte ze svého.

Problematické body tak musí pryč. V kalkulaci je tedy zase (se slzami v očích) na pár kliknutí odstraníte a Tooltee vše automaticky přepočítá. Teď ještě (s dalším přívalem slz) nastavit šéfovi 50% slevu a za pár vteřin už z vašeho Outlooku odchází omluvný e-mail s odkazem na osekanou verzi kalkulace:

Ukázka tvorby kalkulace v Tooltee
Položky, na které nakonec nedojde, můžete v Tooltee jednoduše odstranit. Celá kalkulace se pak automaticky přepočítá. Stejně tak si nástroj poradí i s výpočtem nastavené slevy.

Tentokrát už vše klaplo, takže se můžete začít těšit na vysněné školení. Zaměstnavatel vám proplatí polovinu cesty i zápisného do začátečnického kurzu. Sice to nebudete mít úplně zadarmo a taky nebude občerstvení, týdenní dovolená v Praze ani workshop pro pokročilé, ale darovanému školení copywritingu na nadstandardní benefity nekoukej…


I když nejspíš k popsané situaci nikdy v historii lidstva nedojde, snad jste z ní pochopili, jak zhruba Tooltee funguje. A že jde o intuitivní nástroj, který může člověku ušetřit trochu drahocenného času.

Pokud občas nějakou tu kalkulaci tvoříte, s ničím nekalkulujte a Tooltee určitě vyzkoušejte. Jeho plná verze je sice zpoplatněná, ale v základní podobě můžete tento nástroj používat zdarma.

Tolik o číslech. Příště se vrátíme zase ke slovům.

Zaujal vás můj článek? Obohaťte jím svoje internety!

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *